Kort fortalt
Dynamon er et skybasert støttesystem til eksisterende turnusprogram, og erstatter den manuelle arbeidsprosessen med utarbeidelse av grunnturnus.
Med Dynamon frigjøres tid hos ledere eller ressurspersoner som utarbeider turnus, og sikrer rettferdig fordeling av ubekvemme vakter blant de ansatte.
Istedenfor å finne den ENE turnusen manuelt, finner Dynamon den BESTE turnusen med bruk av kunstig intelligens og algoritmer.
Utarbeidelse av turnus i Dynamon er basert på følgende:
- Spesifisering av hvordan hver enkelt ansatt skal arbeide.
- Spesifisering av bemannings- og kompetanseplan.
- Turnus genereres og gir deg den beste turnusen som er mulig basert på spesifiseringene.
Dynamon sikrer at turnusen som genereres er:
- I tråd med Arbeidsmiljøloven, sentrale og lokale avtaler mellom arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjoner.
- Ivaretar de ansattes individuelle behov, inkludert ferie og fravær.
- Ivaretar behov for riktig kompetanse til riktig tid i avdelingen.
Utarbeidelse av turnus i Dynamon
Dynamon forenkler og effektiviserer utarbeidelse av turnus.
Punktene under gir en overordnet beskrivelse over hvordan du bruker Dynamon i dette arbeidet.
Spesifisering av ansatte gjøres enkelt i ansatt-listen. Flere spesifiseringer er forhåndsutfylt, og kan justeres pr. ansatt.
Spesifiseringen går raskt, men avhenger av:
- Kunnskap om de ansattes individuelle behov.
- Om du har ferie og annet fravær spesifisert for hele turnusperioden.
- Antall ansatte i din avdeling.
I bemanningsplanen spesifiserer du antall personer og kompetanse i avdelingen som må være til stede for å tilfredsstille avdelingens daglige oppgaver.
Spesifiseringen avhenger av hvor godt kjenner du behovet i din avdeling i forhold til:
- Minimum antall ansatt som skal være på jobb til enhver tid.
- Hvilken spesialkompetanse trenger du på ulike vakter.
- Variasjoner i bemanning gjennom turnusperioden.
- Ønsker for hvor fleksibiliteten i avdelingen skal settes.
Når du er klar til å generere en turnus, klikker du på “Start generering”; bemanningsplanen låses, og det tas et øyeblikksbilde av innstillingene hos de ansatte.
Dette tar fra noen sekunder til maksimalt 8 timer. Du kan logge av PC eller jobbe med noe annet når Dynamon genererer turnusen din.
Når de første turnusene er ferdig generert, får du en detaljert analyse av bemanning i avdelingen.
Justeringer i ansatt-listen eller bemanningsplanen kan gjøres selv om en turnus genereres. Ønsker du å teste ut ulike turnus-modeller, gjør du endringene enkelt, og starter en ny generering.
Hvilke muligheter gir Dynamon?
- Aldri brudd på Arbeidsmiljøloven, sentrale og lokale avtaler.
- Verner om spesifiseringene som er satt på ansatte.
- Reduserer tiden det tar å utarbeide turnus.
- Effektivisere og frigjøre tid for ledere eller andre som arbeider med turnus.
- Gir en detaljert analyse av bemanningen i avdelingen.
- Simulere ulike turnus-modeller for beslutningsgrunnlag.
- Redusere deltid.
- Sikre mer rettferdig fordeling av ubekvemme vakter.
- Helsefremmende turnus.
- Redusere turnover.
Sikkerhet og personvern
Sikkerhetsmål
Vi har målsetting om at personvern og informasjonssikkerhet skal være en naturlig del av selskapet, samt at det bygges inn i alle prosesser og løsninger. Alle ansatte plikter å følge sikkerhetsmålene.
Behandling av informasjon skal følge gjeldende lover og regler. Personopplysninger og annen beskyttelsesverdig informasjon skal sikres på en betryggende måte gjennom fysiske, tekniske og organisatoriske tiltak.
Informasjonssikkerhet handler om vern av alle typer informasjon for å sikre konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Dette betyr å sikre all informasjon, både fysisk og digital, og alle informasjonssystem som brukes for å behandle informasjonen. Dette inkluderer sikkerhet i IKT system, komponenter og tjenester. Personvern handler om retten til å bestemme over egne personopplysninger og retten til et privatliv.
I arbeidet med personvern og informasjonssikkerhet, skal vi alltid innrette arbeidet mot følgende målsettinger:
- Gjeldende lovverk og retningslinjer skal alltid etterleves.
- Behandling av personopplysninger skal alltid skje etter definerte formål og lovlig grunnlag for behandling.
- Vi skal ha oversikt over hvilke informasjon som behandles, og hvilke informasjonssystem som benyttes. Dette skal hjelpe oss til å forstå hvor kritisk hvert enkelt system og tilhørende informasjon er for selskapet.
- Vi har taushetsplikt ved behandling av konfidensiell informasjon og personopplysninger.
- Vi har kunnskap om og er bevisst vår holdning til informasjonssikkerhet og personvern.
- Vi risikovurderer vår drift for å sikre at informasjon er tilstrekkelig beskyttet mot uautorisert innsyn, endringer og permanent eller midlertidig tap av tilgjengelighet.
Sikkerhet og personvern i Dynamon (SaaS)
- To-trinns autentisering for pålogging.
- Automatisk utlogging.
- Automatisk backup.
- Interne integrasjoner er ende til ende kryptert.
- Kjerneløsning er isolert fra å kommunisere med omverdenen.
- Turnusgenerator har ikke tilgang til personopplysninger.
Hva er formålet med behandling av personopplysninger i Dynamon?
Dynamon er en løsning for optimalisert turnusplanlegging. Løsningen skal ta hensyn til, og kun tillate, lovlige kombinasjoner av vakter, ansattes kvalifikasjoner, tilpasninger og fravær innenfor en bestemt tidsperiode. Opplysningene sikrer at Dynamon setter riktig ansatt, på rett vakt til riktig tid. Navnet på ansatt sikrer at korrekt ansatt får rett turnus ved eksport av vaktkoder til turnussystem, men dette er ikke et krav i løsningen.
Hva er det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i Dynamon?
Behandling av personopplysninger skjer med hjemmel i Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse).
Hvilke personopplysninger behandles i Dynamon?
Det behandles ikke mer personopplysninger enn det som er nødvendig for formålet.
- e-post adresse (innlogget bruker)
- Navn (ansatt)
- Stillingstype (ansatt)
- Stillingsprosent (ansatt)
- Spesialkompetanse (ansatt)
- Tilgjengelighet for vakter (ansatt)
- Vakter i turnus (ansatt)
- Planlagt ferie og fravær (ansatt)
Har du spørsmål eller ønsker å vite mer?