Skrevet av sykepleier, økonom, gründer og daglig leder i Dynamon, Hilde Ulvik Hordnes 

Publisert på LinkedIn 13.02.2022

Svaret er JA!!!! Vi puncher fortsatt koder i et regneark i 2022.

I disse dager er det to år siden jeg tok en endelige beslutning om å gjøre virkelighet av å løse et problem som jeg har kjent på siden 2013. Som dere sikkert skjønner, så ligger det mye punsjing i dette problemet.

For de aller fleste gründere, så kommer beslutningen om å starte på en  gründerreise som oftest med en forankring i et ukuelig ønske om å løse et problem som det ikke bare en selv som sliter med. Dette gjelder også for meg.

 

 

Tilbake i 2013 var jeg leder ved et sykehjem og hjemmetjenesten i en kommune på Vestlandet. Jeg hadde flere utrolig lærerike år der jeg lærte meg mye om å klatre over hindre og oppleve mestring sammen med kollegaer når vi fikk ting til. Dette har vært med på å gi meg selvtillit og trygghet til blant annet å ta det store steget og faktiske løse et problem, og bli gründer .

Men, tilbake til 2013. En av de første oppgavene som leder var å utarbeide ny turnus til alle ansatte i 3 avdelinger ved sjukeheimen. Totalt ca 90 ansatte. Jeg hadde heldigvis med meg 3 flotte avdelingsledere og en administrativ støtteperson som jeg erfarte at jeg aldri ville klart meg uten! (det gjaldt på andre områder i jobben også). Men, hovedproblemet var at vi måtte utarbeide alle de tre turnusene manuelt!

For å si litt om omfanget, så innebar dette å utarbeide en 12 ukers turnus med ca 4 200 vakter! Den beste sammenligningen jeg kan gi dere er at dere må se for dere et excel ark der hver linje er en ansatt, og hver kolonne er en dag for den ansatte. I hver kolonne skal du plassere en vaktkode i en celle. For hver kolonne skal du til slutt ha fordelt alle, i dette tilfelle, 17 personene som skal på vakt gjennom et døgn på en avdeling. Dette skal du så gjøre for 3 avdelinger. Altså til sammen ca 4 200 vakter.

Se godt på bilde, så ser dere resultatet av punching av en turnus

Vi hadde et turnusverktøy, men jobben måtte gjøres manuelt – tilsvarende et Excel ark. I tillegg til å punsje ca 4 200 vakter, måtte vi sikre at vaktene var i henhold til arbeidsmiljøloven, sentrale- og lokale avtaler mellom arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjoner samt rammer for drift i avdeling, og ansattes ønsker og krav om tilrettelegging. I praksis innbefatter dette at ansatte ikke skal gå for mange vakter sammenhengende, ingen enkeltuker i en 8 ukers periode (gjennomsnittsberegning) over 54 timer, ikke mindre enn 9 timer mellom 2 vakter etc. Prøv å se for dere omfanget av oppgaven….. Alt dette gjorde vi altså ved å punsje vakt for vakt! Drømmejobben for de som like å punsje – mareritt for oss som ikke liker å punsje.

Etter flere lange kvelder med snille ektefeller som leverte pizza og cola til avdelingslederne og meg (vi trengte et visst nivå av blodsukker for å holde oversikten), så klarte vi å få ferdig turnuser som ble godkjent av de tillitsvalgte, og som de ansatte ble akkurat tilstrekkelig fornøyd med. Og, hvis du lurer, så gjorde vi dette på kveldstid, for på dagtid drev vi et sykehjem med nær 90 langtids- og korttidsplasser.

Som dere sikkert har skjønt, så er jeg ingen fan av å punsje, så dette ble starten på min søken etter et verktøy som kunne gjøre utarbeiding av turnus enklere, mer tidseffektivt og mindre krevende.

Årene gikk med tidvis mye utarbeiding av turnuser i ulike prosjekter. Med andre ord, mye punching, både i turnusprogrammer, men også i Excel. Tidvis fungerte faktiske det best (!)

Julen 2019 kulminerte i turnusarbeid igjen for min del. Denne gang i en kommune som hadde utfordringer med å få til en enighet mellom ledelse, tillitsvalgte og ansattes ønsker/krav om tilrettelegginger. Når jeg sier at julen 2019 kulminerte i turnusarbeid, så overdriver jeg ikke! Som en kuriositet fant jeg her ut at dersom jeg flyttet på en vakt for en ansatt, førte dette til at jeg i snitt måtte endre på 6-8 andre vakter hos tilsvarende mange ansatte…. Resultatet av julen 2019 var at jeg bestemte meg for at jeg ALDRI skal lage en eneste turnus mer på den måten!!

Denne lovnaden har jeg holdt! Men, for å holde dette løfte til meg selv måtte jeg starte prosessen med å lage verktøyet som forenkler utarbeidelse av turnus selv! Gründerreise startet!

Dynamon har nå laget løsningen jeg så gjerne skulle hatt tilbake i 2013, og som ville spart meg for uendelig mange timer i årene siden. Vi nærmere oss lansering av løsningen!

Så, følg med videre på Dynamon, så skal jeg fortelle dere hva vi har gjort for at turnus i sin helhet kan utarbeides på alt fra noen få sekunder til et par timer, avhengig av hvor stor avdelingen er og hvor mye data som skal prosesseres!

Dersom du ikke kan vente, og kjenner på frustrasjon over en turnus du skal lage akkurat nå, så ta kontakt, så skal jeg fortelle deg hvordan Dynamon kan hjelpe deg! Jeg vet hvordan du har det!